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浅谈档案管理现代化的实施

张智涛


　　【论文摘要】 随着计算机技术在档案管理工作中发挥的作用愈来愈大我国档案部门于20世纪70年代末开始应用计算机辅助档案管理,从20世纪80年代开始,我国已经步入了档案管理现代化时期。

　　【论文关键词】 档案管理；现代化

　　
　　加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。我国档案部门应用电子计算机可追溯到７０年代，但真正有计划地建立自己的系统是１９８５年。经过艰苦创业，初步建成了文书档案处理系统，使系统不断向信息管理的目标推进，其装备水平和应用水平逐步提高。“九五”规划之“金信工程”，为全面实现档案信息处理和管理的现代化做了准备。
　　计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能，同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能，利用这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质档案载体，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。
　　
　　一、知识经济时代档案管理工作面临的问题
　　
　　首先，知识经济时代，档案事业的内涵和外延将进一步扩大。以为档案是经济形态存在和发展的必然产物，原始记录性是档案的本质属性这一点永远都不会改变。在知识经济时代，能够以档案形式存在的信息，将是人类知识与信息高度浓缩的精华，也是档案能够得以存在的内在生命力。所以，信息属性已成为知识经济时代反映档案本质的重要特征，档案的信息含量已成为评估档案驾驶的主要参数，而以往的载体形式也不仅仅局限于目前的微缩、机读、光盘、网络等技术，新的载体形式将会不断涌现，况且载体形式只是在档案保管上有所不同而已。所以采用档案信息内用属性划分档案的外延，将不会使档案种类混杂，分类关系不清，这样建立起来的档案分类体系将日趋完善、科学、合理。
　　第二，依托先进的技术设备，知识经济将推动档案事业发展进程。知识经济是现代化科学技术智能化、信息化、高级化的结果。先进和技术设备是知识经济的物质基础和技术手段。没有先进的技术设备，任何思想和技术方法都无法落于实处。当今社会，先进的技术设备已运用于社会生产、生活的各个领域。档案工作也是如此。计算机已经广泛应用于档案管理、统计和检索；微缩技术在档案的保管方面具有十分重要的意义……总之，计算机、光盘、多媒体、现代通信技术、微缩复制技术的普遍应用将大大加快档案事业的发展进程，使之进入现代化管理的先进行列。
　　第三，知识经济将为档案事业提供现代化的管理思想和管理方法。知识经济不仅意味着知识的不断创新和信息技术的广泛应用，它更代表着先进的、科学的管理思想和管理方法。在管理方法上知识经济更需要增强开放档案意识，树立依法治档的观念，注入批判继承精神，探索创新精神和学术自由精神。更需要引进图书馆学，情报学的相关理论，加强基础工作，调整供求关系，加强定量管理，提高利用效率，把完善档案部门的职能与改善档案管理相结合。
　　第四，知识经济时代，对档案工作者的素质将提出更高的要求。选拔德才兼备的人才是知识经济时代的核心内容。实质经济时代的档案人员要具备较高的专业知识、自然科学知识和相关应用知识。这样，才能使先进的科学技术、管理方法和优秀人才结合起来，发挥出最大的效能泥腿动档案事业发展。
　　
　　二、加快档案管理工作现代化进程
　　
　　在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

　　1、分清轻重缓急，循序渐进。
　　档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用。而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
　　2、分级次著录，省时省力。
　　在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录,对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录,而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
　　3、分门别类，充分利用档案原基础。
　　对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引。而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。
　　4、要加强档案信息素质教育。
　　加快建立档案信息网络。要注意加强档案主体意识和获取意识教育，利用档案信息守法意识，加强档案工作者的档案信息保密意识，传播意识和更新转换意识。提高运用现代化技术和设备，获取档案信息技术和设施武装档案信息网络，不断提高档案信息的效益功能。
　　5、要科学地制定、贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化。
　　计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。以为对于杂乱无章没有系统整理的档案，计算机是无法进行管理的，即使可以管理也会因运算程序的复杂化而使其效率大大降低。因此，要适应知识经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。
　　6、要强化服务意识，拓宽服务领域。
　　要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。做到知识经济发展到哪里，档案工作就延伸到哪里。在提高党政机关档案工作整体水平的同时，要向企业和科技事业单位倾斜，在注重国有经济领域档案工作的同时，把非公有制经济领域档案工作纳入服务范畴。
　　7、培养一批高层次的档案信息专业人才和新型化高层次管理人才。
　　要尽快培养既懂专业知识，有懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，为迎接知识经济的到来做好充分的准备。
　　总之，知识经济的兴起给档案界提供了一个挑战与机遇并存的契机；赶上这次浪潮，我们就会缩短与先进国家的差距，在知识经济的发展中大显身手。相信经过全体档案界同仁的共同努力，我们定会在新世纪这张白纸上写出最新、最美的文章，画出最新、最美的图画。
　　
　　参考文献：
　　[1]《档案馆业务建设与管理》，档案出版社2003年出版，盛彦主编。
　　[2]《城建档案管理的理论与实践》，档案出版社2004年出版，刘巨普编著。

青海省人民政府


青海省小城镇规划建设管理办法

第40号


《青海省小城镇规划建设管理办法》已经2003年12月8日省人民政府第6次常务会议审议通过，现予公布，自2004年3月1日起施行。 

代省长：杨传堂 

二○○三年十二月二十五日

第一章 总则

第一条 为了加强小城镇规划建设的管理，加快城镇化进程，辐射和带动农村牧区经济，促进区域经济协调发展，根据有关法律、法规规定，结合本省实际，制定本办法。

第二条 在本省行政区域内制定小城镇规划和小城镇规划区内进行各项建设，实施监督管理，均应遵守本办法。

第三条 本办法所称小城镇是指本省行政区域内经国家批准的建制镇和未设镇的县城。

本办法所称小城镇规划区，是指小城镇建成区和因建设发展需要实行规划控制的区域。小城镇规划区的范围在小城镇总体规划中划定。

第四条 小城镇规划建设必须坚持以人为本和依据规划建设的方针，实现经济效益、社会效益和环境效益的统一。

第五条 省建设行政主管部门负责全省小城镇规划建设的监督和管理。

州（地、市）建设行政主管部门负责本行政区域内的小城镇规划建设的监督管理。

县级人民政府建设行政主管部门负责本行政区域内的小城镇规划建设的监督管理。镇人民政府具体负责本行政区域的小城镇规划建设的实施工作。

第二章 规划管理

第六条 编制小城镇规划应当坚持因地制宜、规模适度、统筹兼顾、合理布局、节约资源、保护生态环境和历史文化遗产的原则，突出地方特色和民族风格。

第七条 小城镇规划应当包括城镇总体规划和详细规划，承担规划编制的单位必须具备相应的规划编制资质。

第八条 编制小城镇总体规划，应当与经济和社会发展规划、土地利用总体规划相衔接，各类专门性规划应当符合城镇总体规划的要求。

总体规划中应当编制近期建设规划内容。

编制小城镇总体规划和详细规划，应当规定强制性内容。强制性内容由省建设行政主管部门依照国家有关规范标准确定后予以公布。

第九条 县人民政府所在地镇的总体规划由县人民政府组织编制；其他小城镇总体规划，在县级建设行政主管部门的指导下，由镇人民政府组织编制。

第十条 小城镇总体规划审批前，应当组织专家进行技术审查，并向社会公布，征求社会各界的意见。

第十一条 县人民政府所在地镇的总体规划，报省人民政府审批；市辖县人民政府所在地镇的总体规划，报市人民政府审批，并报省建设行政主管部门备案；其他小城镇总体规划，报县人民政府审批，并报所在地的州（地、市）人民政府及省建设行政主管部门备案。

县（镇）人民政府在向上级人民政府报批城镇总体规划前，须经同级人民代表大会或其常务委员会审查同意。

第十二条 县人民政府所在地镇的详细规划，报所在地州（地、市）人民政府审批；其他镇的详细规划经镇人民政府审查后报县人民政府审批。

第十三条 小城镇规划批准后，由实施规划的人民政府在60天之内向社会公布。

第十四条 经批准的小城镇规划，任何单位和个人不得擅自变更。涉及小城镇性质、范围或强制性内容发生变更的，必须报原审批机关审批并报有关部门备案。

第十五条 未编制总体规划的小城镇和未按要求编制详细规划的地段，不得批准新的工程项目；不符合小城镇规划要求的建设工程，有关部门不得批准建设。

第十六条 在小城镇规划区范围内新建、改建、扩建建设工程，必须办理《建设项目选址意见书》、《建设用地规划许可证》、《建设工程规划许可证》。

未取得《建设项目选址意见书》、《建设用地规划许可证》、《建设工程规划许可证》或建设项目与选址意见不符的，有关部门不得办理用地审批手续或批准建设项目和建设工程施工手续。

第十七条 任何单位和个人不得随意改变《建设项目选址意见书》、《建设用地规划许可证》、《建设工程规划许可证》的内容。确需改变的，必须重新履行审批手续。

第十八条 在小城镇规划区内进行临时建设，必须经县人民政府规划建设管理部门批准，并按批准的内容进行建设。临时设施必须在批准的使用期限届满时拆除。

在经批准临时使用的土地上不得建设永久性建筑物、构筑物和其他设施。

第三章 建设管理

第十九条 小城镇建设必须依据规划、分步实施、综合开发、配套建设，注意生态环境保护，促进科技、教育、文化、体育、卫生等事业协调发展。

第二十条 各级人民政府应当把小城镇基础设施建设资金纳入地方财政预算。用于小城镇基础设施建设的专项资金，任何单位和个人不得截留、挪用。

鼓励各类经济组织和个人投资参与小城镇建设。

第二十一条 小城镇建设应当以基础设施建设、危旧房改造、商贸服务设施和小型加工业的开发为重点，优化用地布局，合理控制开发强度。在旧城改造和新区开发时，应将公用基础设施建设项目，纳入改造和建设计划，做到同时设计、同时施工、同时交付使用。

第二十二条 小城镇规划区内建设工程的设计，应符合规划要求，与周围环境相协调。

县人民政府建设行政主管部门经县人民政府同意，可以划定小城镇中心区或重要街区范围。小城镇中心区或重要街区范围内的建筑物设计方案，须报县人民政府建设行政主管部门审查，并报所在州（地、市）建设行政主管部门备案。

前款规定的建筑物设计方案，不得随意改变。确需变更的，必须经原审批机关审批。

第二十三条 小城镇规划区设立雕塑、碑志、大型标志等实体艺术品时，必须考虑周围环境因素，设计方案应当组织有关专家论证。

第二十四条 小城镇规划区内进行道路建设，应当按照先地下、后地上的原则，凡依附于道路的各种工程管线、绿化设施、公交站点、环卫设施、标志标线等应纳入综合配套建设。

地下工程管线提倡采用共沟方式敷设。建设行政主管部门在制订道路建设计划时，应当协调有关部门统一设计和施工。

第二十五条 小城镇绿化建设必须坚持乔、灌、花、草相结合，点、线、面、环相衔接，城乡绿化相融合的原则，选种区域适应性强，体现当地特点的树、花种类。

第四章 监督管理

第二十六条 县级人民政府建设行政主管部门依法对小城镇规划的编制和实施情况以及规划区建设工程是否符合规划要求进行检查。被检查者应当如实提供情况和资料。

第二十七条 县级人民政府建设行政主管部门对小城镇中心区和重要街区等设计方案及施工情况进行监督。

第二十八条 镇人民政府应当加强小城镇公共设施、城镇绿化、市容和环境卫生管理，提高公民环境保护意识。

第二十九条 因建设需要开挖道路等，必须经有关行政主管部门批准，办理开挖手续，并按有关规定恢复、采取补救措施或依法给予补偿。

第三十条 县级建设行政主管部门负责小城镇城建档案的管理，做好小城镇城建档案的接收、整理、保管和提供利用工作。

建设单位应当在工程竣工验收后六个月内，将工程竣工档案资料报县级建设行政主管部门存档。

第五章 法律责任

第三十一条 违反本办法，法律、法规已规定处罚的从其规定。

第三十二条 县级以上人民政府及其有关行政主管部门有下列行为之一的，由其上级政府或上级主管部门责令改正，对负有直接责任的主管人员和其他直接责任人员，依法给予行政处分：

（一）违反本办法规定委托不具备相应资质的单位编制小城镇规划的；

（二）违反本办法规定审批小城镇规划的；

（三）违反本办法规定程序，擅自调整规划强制性内容的；

（四）违反本办法规定核发选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证的；

（五）违反本办法办理用地审批手续的；

（六）违反本办法办理建设工程施工批准手续的。

违反本办法规定，批准使用土地和建设，给当事人造成损失的，应当依法给予赔偿。

第三十三条 无规划编制资质，擅自承担规划编制业务的，由县级以上建设行政主管部门给予警告，并处1万元以上3万元以下罚款。

超越编制资质范围承担规划编制业务的，由县级以上人民政府建设行政主管部门责令改正，并对其编制成果不予审批。

规划编制单位采取隐瞒事实、弄虚作假等手段，骗取资质证书的，由发证机关吊销资质证书。

第三十四条 违反本办法规定，未按审批程序批准或者擅自改变审批内容进行建设，尚可采取补救措施的，由县级人民政府建设行政主管部门责令限期改正；严重影响小城镇规划的，由镇人民政府或县级人民政府建设行政主管部门责令停止建设、限期拆除。

第三十五条 擅自在小城镇规划区内临时占用土地进行设施建设，或在批准使用的临时用地上建设永久性建筑物、构筑物和其他设施，以及临时用地使用期满未及时拆除临时设施归还土地的，由镇或县人民政府责令限期拆除，并由县级建设行政主管部门依法给予处罚。

第六章 附则

第三十六条 独立工矿区的规划建设由当地人民政府依据本办法的有关规定执行。

第三十七条 本办法自2004年3月1日起施行。